רוצים ללמוד תכנון אירועים בצורה טובה, הנה כמה טיפים שיעזרו לכם להתחיל את המשימה בצורה קלה יותר, תהנו :).
כל מתכנן אירועים יודע שרשימת ביקורת לתכנון אירועים היא אולי הכלי היקר ביותר בתכנון אירוע מוצלח.
זהו הכלי היחיד לתכנון האירועים אשר מביא לכם קצת שקט כשאתם מתעוררים באמצע הלילה מבוהלים ומשוכנעים ששכחתם פרט חשוב בתכנון האירוע הבא שלכם.
כשלצידכם רשימת ביקורת מקיפה לתכנון אירועים, תוכל לגשת לאירוע שלך בביטחון בידיעה שלא התעלמתם מאף דבר.
אם אתם מחשיבים את עצמכם בסופר מאורגנים וכבר משתמשים ברשימת ביקורת בעת תכנון אירוע, יכול להיות שנתקלתם במצבים שבהם הבנתם (מאוחר מדי) שלא הצלחםת לטפל בפרט חשוב כלשהו. איפה טעיתם?
כדי להימנע מתכנון שגוי הנה כמה טיפים שיעזרו לכם להימנע מטעויות בעת תכנון האירוע.
כל אירוע דורש רשימת ביקורת שתוכננה מתוך מחשבה על האירוע המסוים ומותאמת למפרט האירוע האישי.
אז כל רשימת ביקורת שונה. עם זאת, ישנם חמישה פריטים שעליכם לרשום ברשימת הבדיקה, ללא קשר אם אתה מתכנן מסיבת יום הולדת קטנה או אירוע גדול אחר.
חתמו על חוזים לאירועים
זה אולי נשמע מובן מאליו, אך הקפד לחתום – ולקבל בתמורה עותקים חתומים – על כל החוזים הדרושים לאירוע שלך. זה כולל חוזי אירועים עם הלקוח, המקום, הספקים, המלון, הבידור וכו ‘לחיצת יד איתנה היא דרך נחמדה לנהל עסקים אך לא הדרך להבטיח העסקת ספקים כלשהם ולא הדרך להתחייב לעבוד עבור לקוח. . קבל הכל בכתב ואל תעשה כל עבודה או תבזבז שקל על תכנון האירוע שלך עד שכל הניירת נחתמה ונמסרה.
אשר את התאריך והשעה
אתה עובד קשה על שלבי התכנון. פתאום גילית שמישהו טעה בתאריך? לרוב הספקים מגיעים לעסקים אחרים. הלקוחות עשויים להסכים לתאריך ולשעה לאירוע ואז פשוט ישכחו להודיע לכם על השינוי בתוכניות. לפני שתתחיל לתכנן את האירוע שלך, בדוק שוב את התאריך ואת שעת ההתחלה והסיום וקבל אותם בכתב, כך שכולם יהיו מתואמים.
שכור עזרה נוספת
אל תזלזלו בערך שיש לעזרה נוספת ביום האירוע שלכם. תמיד יש משהו שצריך לטפל בו, ורוב מתכנני האירועים כבר עסוקים מדי בהפעלת האירוע כדי להקדיש את תשומת ליבם למצבים שנוצרים.
העסקת עזרה נוספת היא צעד חשוב שלעתים קרובות מתעלמים ממנו עד שאולי מאוחר מדי להעסיק את צוות האירועים הטוב ביותר לתפקיד. אל תסתפקו בשאריות כשמדובר בהעסקת צוות אירועים.
הכניסו פריט זה לרשימת הבדיקה לאירועים והבטיחו את הצוות המאומן בצורה הטובה ביותר עם החוויה הדרושה לכם המתאים לתקציב האירוע שלכם.
תכנון אירועים במקום האתר
שום דבר לא משתווה לחזות במוחך משהו כמו לחוות אותו ממקור ראשון. ביצוע הדרכה של אתר האירוע מול הלקוח והספקים שלך הוא שלב קריטי בתהליך תכנון האירוע.
זה מהווה הזדמנות להעלות שאלות, לטפל בחששות ולהגיע להסכמה בנוגע להקמת החדרים, עיצובם, הצבת הרישום וההתנהלות הכוללת של האירוע.
לעתים קרובות, גם כשאנחנו חושבים שאנחנו מתקשרים בצורה ברורה, החזון שלנו למשהו הוא בניגוד מוחלט למה שמישהו אחר רואה בעיני רוחו על סמך התיאור שלנו. צאו לטיול במרחב הפיזי בשלבי התכנון, כך שאין הפתעות ביום האירוע.
תכנון אירועים זקוקים לתזכורות ומעקב
בעולם האידיאלי, די בכך שאומר למישהו פעם אחת כדי להבטיח שעבודה התבצעה. למרבה הצער, עולם העבודה האמיתי לא עובד ככה או לפחות לא עסק של תכנון אירועים.
עם כל כך הרבה פרטים לניהול ושחקנים מרובים מעורבים בשלבים שונים של האירוע, קל משהו ללכת לאיבוד.
לכן, כשאתה מפתח את רשימת הבדיקה שלך לתכנון האירועים כדי לשמור על סידוריך ועל פי לוח הזמנים, דאג לכלול תזכורות למעקב מסוים.
לדוגמא, אם שוחחת עם צוות התאורה על רעיונות לסוגי תאורה, כלול גם פריט ברשימת הבדיקה שלך לתכנון האירוע, ובו כתוב “לוודא כי השכרת ציוד תאורה מגיע בזמן” ו”לעבור על הנורות ולוודא שכולן עובדות “.
