טיפים לניהול בעת בניית תקציב לאירועים

טיפים לניהול בעת בניית תקציב לאירועים

בניית תקציב לאירועים הוא דבר חשוב, כדי ששום כסף לא ילך לפח, הנה מה שתצטרכו לעשות כדי לנהל אותו בצורה טובה.

איזון בין תקציב לאירועים הוא אחד האתגרים העיקריים שעומדים בפני המתכננים, שורש רוב הבעיות הוא הכסף אליו ניתן לייחס את שלבי הדיון הראשוניים.

עדיף תמיד להתחיל לעצב אירוע סביב כמות המשאבים הכספיים הזמינים ולא להיפך. השקעה של מספר דקות על תקציב לא רק תחסוך כסף גם תהיה אפשרות לתקצב אותו בצורה נכונה ותחסוך זמן רב על ידי ביטול משתנים יקרים.

הוצאות מתאר לתכנון אירועים

ההוצאות יכולות להגיע ממגוון רחב של מקורות ברגע שאתה חושב על כל הרכיבים המעורבים במערך.

המובהקים שבהם הם הוצאות קייטרינג והשכרת מקום, אך הרשימה רק צומחת משם. העניין הוא שצפייה אפילו בקטגוריית הוצאות אחת יכולה להיות השפעה הרסנית על ההוצאות לאדם.

שאל את הלקוחות שלך

כמתכנן האירועים, תפקידכם לספק סיוע מומחה הן בתיאום והן בניהול הכספי של האירוע.

זכור כי הלקוחות שלך חולמים על שלמות, וזה יכול בקלות להעיב על שיקול דעתם לגבי מה אפשרי מבחינה כלכלית.

הזמן לגשר על הפער בין התקציב שלהם לבין הציפיות הוא ממש מההתחלה.

לעתים קרובות זה פשוט כמו לשאול את השאלות הנכונות ולנסח תקציב במהלך הפגישה הראשונה שלך.

בנה תקציב אירועים בסיסי

ברגע שיש לך חזון על האירוע והערכה עם כמה כסף אתה צריך לעבוד, סוף סוף הגיע הזמן לבנות את התקציב. שלב חשוב כאן הוא לומר ללקוחותיך שתקציבי אירועים הם "טיוטות עבודה" אשר עשויים להשתנות ככל שייכנסו פרטים נוספים. זכור, מעטים מאוד הלקוחות בעלי ניסיון בעלויות ובעמלות הקשורות לתנודות הנוכחות, ולכן עדיף לבנות באזור חיץ של 10% כדי להימנע ממיצוי הכספים.

חשב עלות של מתכנן אירועים

כשמבצעים בניית תקציב לאירועים חשוב להבין מה העלות של מתכנן אירועים והאם זה משהו שלקחנו בתקציב שלנו.

כמובן, אתה צריך לשלב את דמי התכנון שלך בתקציב, וזה יכול להיות נושא נוגע ללב עבור חלק. למתכנני האירועים יש כמה דרכים לגבות תשלום עבור שירותיהם,

החל מדמי עמלה ועד העמלות באחוזים. בסופו של דבר, הכל על מציאת מדיום ששני הצדדים יכולים להסכים עליו.

וודא שמבנה האגרה שלך מתועד בחוזה, והכלל אותו כהוצאה בכל טיוטות התקציב.

בבניית תקציב לאירועים יש לקצץ עלויות אירוע

לעיתים נדירות תעבדו על אירוע שיש לו תקציב בלתי מוגבל. סביר להניח שתגיעו לנקודה בתהליך התכנון בו יש לקבל החלטות לגבי קיצוץ בעלויות. זה המקום שבו מתכנן אירועים מנוסה יכול באמת להאיר את עזרתו ללקוחותיהם. המטרה היא לזהות אילו אפשרויות יש את הרושם הגדול ביותר על האורחים. לדוגמא, האם כדאי להוציא פחות כסף על מרכזי המטרה בכדי לשמר את קינוח הגורמה? במקרים מסוימים, מתכנן יכול לעבור את ההוצאות ולנהל משא ומתן מחדש או לקצץ באזורים בהם האורחים לעולם לא ישימו לב.

שלוט בהוצאות שמע וחזותיות

ציוד תאורה וסאונד משפיע מאוד על הצגת האירוע שלך, אך הוא נוטה להשפיע מאוד על התקציב.

כאשר אתה מחשיב הוצאות AV אחרות כמו מקרנים, גישה לאינטרנט ושירותי וידאו, לא לוקח הרבה זמן עד שקטגוריה זו הופכת לאחד המספרים הגדולים ביותר בתקציב שלך.

מצא באינטרנט אפשרויות שיווק בעלות נמוכה

שיווק הוא הוצאה נוספת שיכולה לצמוח באופן אקספוננציאלי אם לא משיגים תוצאות מיד. המלכוד, כמובן, הוא שאם לא תשווק ביעילות לא יהיו מספיק משתתפים שיתמכו בעלויות האירוע. זו הסיבה שזה הגיוני להשתמש בכמה שיותר אפשרויות בחינם או בעלות נמוכה כדי להפיץ את הבשורה הראשונית על אירוע מתקרב.

תוכן עניינים