עקרונות מנחים לשיפור עיצוב והעברת סדנאות מנהיגות וסדנת פיתוח מנהלים.
בהתבסס על ניסיוני בעבודה עם מנכ”לים רבים ובהתבסס על משוב של ממאות משתתפים, פיתחתי עקרונות מנחים לשיפור עיצוב והעברת סדנאות מנהיגות. יש לקחת בחשבון מספר גורמים, הדגשתי שבעה גורמים קריטיים שיכולים לשנות את החוויה ולהעצים את המנהל במקום העבודה.
1 – מדוע עליכם לבצע סדנת פיתוח מנהלים
לפני שתתחיל לקבוע מה צריך להיות על הפרק, מי צריך להשתתף והיכן תקיים את הסדנה, שקול היטב: למה אתה צריך להיפגש בכלל? לשאול מדוע לעתים חשוב יותר. הצוות המארגן יכול להיות עמוק בביצוע – להזמין דוברים, לרדוף אחרי מצגות ולאשר דרישות כמו אוכל ושתייה לפני שהם יודעים למה הם עושים את זה. תדריך מובנה היטב עם המנכ”ל מדוע הם רוצים להפגיש את הצוות הבכיר שלהם יכול להיות שיחה בעלת ערך רב יותר מ -48 השעות שלאחר מכן, וזה עדיף משהיה במלון בדיון מעגלי מתסכל. ‘למה’ יכול לעתים קרובות למקד מחדש את סדר היום בסיבות הקריטיות לפגישה במקום שורה ארוכה של יעדים עסקיים מתחרים ונושאים פנימיים.
2 – הביאו את הבחוץ פנימה
סדר יום סדנאות פיתוח מנהלים יכולים להיות מאוד מאתגרים לעיתים קרובות מדווחים על נתונים ישנים, מעדכנים פרויקט, דנים באתגרי עלות רב שנתיים ובעיות משאבים קיצוניות. יש יותר מעורבות בהתבוננות מחוץ לארגון; מבקשים להבין טוב יותר את הלקוחות, המתחרים, המגמות העתידיות ודינמיקת השוק שתעצב את העסק בעתיד.
עבדתי עם מנכ”ל חברת שירותים פיננסיים גדולה שהביאה (בלי אזהרה) קבוצה גדולה של לקוחות אמיתיים להצטרף לפגישה השנתית ולפגוש את הבכירים ולדבר בפתיחות על החוויה האמיתית שלהם מהחברה ומקווה העתיד. זה היה מהלך אמיץ של המנהל הראשי שתיאם את הסדנה, אך התובנות שהתקבלו היו משכנעות. דרכים אחרות להכניס את החוץ הן אולי פחות מסוכנות, אבל ראיתי ערך אמיתי במציאת דוברים חיצוניים יוצאי דופן מחברות ומגזרים מפריעים, שווקים עם נקודות מבט מגוונות שעשויות לאתגר ולהפתיע. תורמים אורחים, אם משתמשים בהם בכלל, צריכים לשרת בפני ראש פתוח, לא לעורר פיהוקים.
3 – השתמשו בעצמאות שלכם
אם הסדנה מפגישה עמיתים שונים מכל רחבי העסק (לפעמים מרחבי הפלנטה) כיצד תוכלו להבטיח שכל נקודות המבט יישמעו כראוי? אם התוכנית היא פשוט “לשדר חדשות” ולאכול ארוחת ערב משכנעת, אז העבודה נעשתה. אבל גיליתי שהפורמט הצר הזה יוצר לעתים קרובות תסכול עמוק. לעתים קרובות הדרך לקבלת החלטות שיתופיות היא באמצעות שימוש בהנחיות מקצועיות שיכולות לשנות את ההשפעה והפרודוקטיביות של הסדנה.
ישנם מספר יתרונות נוספים לכך; לא פחות מכך שהמנכ”ל וראשי העסקים מסוגלים להשתתף באופן מלא בדיונים, לא מרגישים מחויבים לנווט ולנהל את הסדנה עצמה, כמו גם את “משק הבית” שעלול להיות כרוך בכך. מנחה מיומן יכול לשאול את השאלות בחדר שאף אחד אחר לא ירגיש בנוח להעלות אותו ולהבטיח השתתפות רחבה מהקבוצה, ומספק קצת ‘בקרת תנועה אווירית’ לתורמים הקוליים יותר.
4 – התמודדו עם המציאות
פיתוח צוות יכול להיות הזדמנות למנהיגים לדבר על נושאים באופן גלוי וכנה, לא פוליטית או בהתייחסות. פתיחות כזו אינה באה באופן טבעי בקרב קבוצה בכירה וטעונה פוליטית. רוב גופי וגארת ‘ג’ונס בספרם מדוע שמישהו יעבוד כאן? דוגלים במנהיגים לתרגל “בכנות קיצונית” בניהול חברותיהם. מבחינתם החשיבות של רמות אמון גבוהות בארגוני מטריצות מורכבים היא דבר עליון והמפתח לכך הוא יותר “שיתוף מידע פתוח וכנה”.
הייתי מעורב בארגון מחוץ לאתרים וסדנאות שחפפו (לצערי) בהתרסקות שוק קטסטרופלית, בהתפטרות הלם של מנהיג מפתח, בפעולה תאגידית עוינת, בשערוריית תקשורת גדולה ובחדשות על הרוגים האחרונים במקום העבודה. החוויות הללו הביאו למוקד חד מאוד את הכשרון, אם בכלל, של הצוות המנהיג יחד. אך גיליתי גם כי מדובר ברגעים מכריעים של מנהיגות ניתנת להפגנה עבור דמויות המפתח בחברות אלה. לא צריך לקחת נסיבות של משבר פתאומי כדי ליצור “כנות רדיקלית” בקרב הצוות הבכיר, אבל היכן שראיתי את זה קורה ההשפעה סייעה לנווט תגובה אחידה יותר.
5 – סדנאות פיתוח מנהלים עוזרות לנו לשקף נושאים
בנייה בכל זמן להרהור בין מספר עצום של דרישות מתחרות על לוח זמנים עמוס היא אתגר גדול. מניסיוני זה כמעט ולא קורה. אלא אם כן הוא נכנס באיזה מפגש “רווחה” בעל חצי לב בשעה 7:00 בבוקר, הרהור לא מתוכנת על סדנאות מנהיגות. עבדתי עם צוות בכיר גדול באביב 2015. מקום המפגש היווה חלק מאחוזה של 200 דונם עם נופים מרהיבים, אגמים וצבאים נודדים. אבל סדר היום של הסדנה היה מתוכנת כל כך בעוצמה שההזדמנות לחקור, לטייל או ‘לירות במשב’, הוגבלה למשקאות במרפסת בלילה האחרון של הסדנה. אין ספק שהחמצה הזדמנות?
מחקרים הראו כי השתקפות היא המפתח להטמעת למידה והבנה בקרב מנהיגים. לא מדובר רק על טיול סרק מסביב לגוש בין מצגות. ניתן לתכנן ולהקל את זמן ההשתקפות בקבוצות קטנות. אפילו זמן המתוכנן לטיול יכול להיות בעל ערך כשלעצמו וישלח אות חשוב למנהיגים על האופן שבו זמן ההרהור שלהם נחשב ליוצר ערך.
6 – יישום מיידי
שימו לב שמיד לאחר תום הסדנה ברגע שהעובדים והמנהלים הלכו הבייתה, יש סיכוי מאוד גדול שכל הנושאים וההסכמים שעברו בדנה ישכחו מיד, כל דבר בעל ערך שהוסכם במהלך הסדנה נמצא בסכנת חיים של שיכחה בתוך ימים. חשוב מאוד לשמר בקפידה החלטות ותפוקות מדיונים ולספק אותן בתמציתיות בתוך שעות (לא ימים) ממועד סיום הסדנה. זה צריך להיות מופק בפורמט שניתן לשתף אותו בקלות – לא רק להעביר בדואר אלקטרוני ללא תחושה של שותפות או בעלות משותפת – ולשתף באמצעות תדרוכים אישיים מול פנים של מנהיגים עם הצוותים שלהם.
תכנון של סדנת פיתוח מנהלים הבאה שלך
חיבור צוותי מנהיגות לניווט בנושאים עסקיים עתידיים יכול להיות פרודוקטיבי וממריץ. זה גם יכול להיות זמן רב, מסוכן ולא פרודוקטיבי אם לא מחושב היטב ומקל על מומחיות. לפני תכנון הסדנה הבאה, שקלו מחדש את פורמט ברירת המחדל של אירועים אלה בעבר וכיצד הם נתפסו. האם סגנון העיצוב וההנחיה הקודמים השאירו מקום לתרומות ולפרספקטיבות חלופיות, או שפשוט המשיכו עם אג’נדה שנקבעה מראש? האם חברי צוות חדשים יותר הוכנסו בחום אל תוך הקהל, מבלי שהמשפט יצטרך להרוויח פוליטית את דורביהם? דיון עם משתתפי העבר, במיוחד אלה החדשים יחסית בארגון, עשוי לשפוך אור רב.
סדנאות המנהיגות הטובות ביותר בהן עסקתי התייחסו בכוונה רק למספר קטן של יעדים, אך גם בליבו אפשרה למנכ”ל להקנות לצוות שלהם משהו מערכיו. הם ביקשו להפוך את עיצוב הסדנה לדומה לעצמם במיטבם: כנים, דינאמיים ומרתקים. כאשר הטון נקבע כך מלמעלה, אימוץ רחב יותר של שיטות עבודה טובות לפגישות צוות קבועות, עדכוני מחלקות ובתי עירייה יכול להוות תוצאה מועילה עבור כל העובדים.
