5 מיומנויות לתכנון אירועים הנחוצים להצלחה

5 מיומנויות לתכנון אירועים הנחוצים להצלחה
תוכן עניינים

מיומנויות לתכנון אירועים כישרון מולד או נושא נלמד? בואו נגלה ביחד.

אם אתה שוקל קריירה כמתכנן אירועים, כישות עצמאית או עם חברה לתכנון אירועים, ודא שאתה מתאים לתפקיד.

למתכנני האירועים המצליחים ביותר יש מיומנות מרשימה. להלן חמש מיומנויות לתכנון אירועים אליהם תגיעו באופן קבוע.

כישורים אלה יכולים לגרום להצלחה שלך או לנפילה שלה.

מתכנני אירועים מאורגנים מאוד

בתכנון האירוע ההצלחה היא בפרטים. ויש הרבה כאלה! מעקב אחר משימות רבות, ספקים מרובים ושינוי מתמיד של רשימות מטלות בבת אחת – תוך שמירה על לקוח מרוצה – יכול להיות מאתגר עבור חלקם ומרתיע עבור אחרים

להיות מאורגן מאוד הוא חובה לתכנון אירועים מוצלח. עבור אלה שעושים ומצליחים רשימות מטלות בחייהם האישיים, ההתארגנות עשויה להיות טבעית. עבור אחרים שמתקשים לזכור מועדים או לאסוף את הניקוי היבש, התארגנות עשויה לדרוש מאמץ רב יותר.

מתכנני אירועים עשויים לנהל אירוע אחד בכל פעם או להיות בשלבי תכנון של מספר אירועים בו זמנית.

אירועים מסוימים, כגון כנסים שנתיים, אורכים יותר משנה מתכנון, ולכן על מתכנני האירועים להישאר מסודרים לאורך זמן.

כלים ארגוניים למתכנני אירועים יש בשפע, מתוכנות העוקבות אחר רישום וכלה בתבניות לטפסים וגיליונות אלקטרוניים. רשימת ביקורת לתכנון אירועים המותאמת אישית לכל פרויקט היא אחד הכלים החשובים ביותר שיש לכם, ללא קשר ליכולת הארגונית הטבעית שלכם.

בררו מערכת ארגונית המתאימה ביותר עבורכם מכיוון שהארגון הוא קריטי לקריירה בתכנון אירועים.

מתכנני האירועים הם אישיים

מה משותף לכל האירועים? אֲנָשִׁים. מתכנני אירועים מצליחים הם אישיים, מרתקים, אנשי שיחה טובים ומאזינים מצוינים.

תכנון אירועים הוא מקצוע חברתי בכך שהתוצאה – האירוע עצמו – תכלול קבוצת אנשים, גדולה כקטנה. להבין אנשים וליהנות לדבר איתם זה חלק מהתפקיד.

זה לא אומר שכמתכנן אירועים תבלה את מרבית יומך בארוחות צהריים של הלקוחות ובקוקטיילים באירועי חברה.

תכנון אירועים הוא עבודה קשה, וחלק גדול ממנו מושקע ליד שולחן כתיבה עם טלפון או מחשב; עם זאת, התנהגות נאה היא חובה בעת התמודדות עם אחת ממשימות תכנון האירועים הנפוצות הללו:

  • משא ומתן עם מלונות
  • דיון בתפריטים עם מנהלי קייטרינג
  • פגישה עם ספקים
  • להעביר את רעיונות האירוע שלך ללקוח פוטנציאלי
  • עבודה ברשת בכל מקום ובכל מקום
  • פיקוח על צוות האירועים
  • עובד על האירוע שלך ואינטראקציה עם האורחים והעובדים

בחיי היומיום, רובנו זוכרים את האנשים הנעימים והמועילים איתם אנו מתקשרים, ואותה אינטראקציה יכולה להפוך חוויה לבונה הרבה יותר עבור שני הצדדים.

לדעת להתייחס לאישים שונים, כיצד ליצור קשר עם מישהו, ולבצע רושם חיובי הם המפתחות להצלחה.

אף אחד לא רוצה לעבוד עם מישהו שקשה לדבר איתו, קשה להבנה או גס רוח ולא מקצועי בשום צורה שהיא, אז שקול להיות מיומנות חיונית בתכנון אירועים.

מיומנויות לתכנון אירועים נוספות הקשיבו ותקשרו בצורה ברורה

כישורי תקשורת מצוינים חיוניים במקצועות רבים. בתכנון אירועים, תקשורת לא נכונה עלולה לגרום לבעיות רבות הן עבור מתכנן האירועים והן עבור הלקוח, ואי הבנה פשוטה יכולה להביא לתוצאות קטסטרופליות. לכן יכולת ההקשבה הינה מכרעת על מנת שתבינו את צרכי הלקוח.

להלן מספר דוגמאות לתקשורת וכיצד משתמשים במיומנויות אלה בתכנון אירועים בעת תכנון אירועים:

תקשורת בכתב:

  • כתיבת הצעות אירוע ללקוח פוטנציאלי
  • יצירת חומרים לשיווק המשרד שלך
  • כתיבת חוזים ללקוחות וספקים
  • ניסוח הערות תודה לנואמים אורחים ולחברי VIP.

תקשורת מילולית:

  • היכולת להסביר את היקפו ומטרתו של אירוע
  • להעביר ביעילות את הרעיונות שלך למפקח, לקוח או לספק
  • הבנה ועיבוד מידע המסופק, כגון חששות הלקוח או שאלות של קייטרינג
  • ניהול משא ומתן במיומנות על תעריפי מלונות, פרטי קשר או תוספות מספק

מתכנני אירועים הם יצירתיים

למתכנני אירועים מצליחים יש רעיונות – הרבה מהם. ועם היצירתיות הזו באה היכולת להפוך את הרעיון למשהו מוחשי.

מתכנני אירועים יכולים לקחת חזון ולהביא אותו לחיים.

החל מפיתוח נושא ייחודי למסיבה ועד להמציא פיתרון לקישוט במחיר סביר העומד בתקציב קטן, יצירתיות חיונית בעת תכנון אירוע.

יצירתיות ממלאת תפקיד גם בפתרון בעיות. היכולת לחשוב בצורה יצירתית לפיתוח פתרונות לבעיות יכולה להשפיע לטובה על הצלחת האירוע שלך.

מתכנני אירועים הם מולטי טאסקינג

בשלבים שונים של תהליך תכנון האירוע ישנן משימות רבות לניהול. יתכן שאתה מנהל משא ומתן על חוזה במלון, נפגש עם לקוח כדי לדון בדוברי אורח פוטנציאליים, מזמין קייטרינג, מראיין ספקי שכירות ובוחן אפשרויות בילוי.

וזה רק לאירוע אחד. הוסף מספר אירועים בשלבי התכנון בבת אחת, והתוצאה הסופית היא מעשה ג'אגלינג.

מתכנני אירועים מצליחים צריכים לדעת לבצע ריבוי משימות ביעילות ולשמור על היבטים רבים של האירוע במקביל מבלי להפיל את הכדור על אחת מאותן משימות.

הצלחה בתכנון אירועים נעוצה ביכולת לתעדף ולהתמקד בכל משימה מבלי להיות מוסחת מדברים אחרים או להיות המומה מהפרטים הרבים הזקוקים לתשומת ליבך.

שמירה על קור רוח, מרוכזת וגמישה הן תכונות של המולטיטסקר המצליח.