בניית תקציב אירועים מהם היסודות החשובים להצלחה?
כמתכנן אירועים, הישארות בתקציב הלקוח שלך היא המפתח. וכדי לעשות זאת, אתה זקוק לתקציב אירועים מפורט שאתה והלקוח שלך מסכימים עליו.
בין אם אתה חדש בתכנון האירועים ובין אם אתה איש מקצוע מנוסה, שמירת תקציב לאירוע תעזור לך להישאר מסודר ומוכן לכל בירור שהלקוח ירצה, כל זאת תוך שהיא תסייע לך להימנע מחריגה מהתקציב.
היבטים חשובים בבניית תקציב אירועים
לאירוע בסיסי, כגון סמינר או ארוחת ערב, אקסל או תוכניות אחרות של גיליונות אלקטרוניים יכולים להועיל.
ציין את ארבע הקטגוריות הבאות לאורך החלק העליון: פריט, הוצאה צפויה, הוצאה בפועל, פרטים. משם, אתה פשוט ממלא את הגיליון האלקטרוני ומנהל אותו כמו בכל חלק אחר בעסק שלך.
- עקוב אחר עלויות השכרת האתר. בזמן שאתה מתכנן את האירוע עצמו וכשאתה נפגש עם מנהל מכירות המקום שלך, עקוב אחר כל דמי השכירות הצפויים עבור האירוע וחלל האירועים, אחזקת הבית, טיפול במטען והוצאות נלוות.
- הערך עלויות קייטרינג. זה כולל את כל חיובי המזון והמשקאות, כולל טיפים ותמורה, שיכולים להוות עד 30 אחוזים. תקציבי קייטרינג יכולים להתפרץ או להתכווץ, וניהול בזהירות הוא רעיון טוב, מכיוון שהם יכולים להוות מקור נהדר לחיסכון.
- תעוד חיובי הובלה. זה כולל הסעות, מאמנים, העברות לאירועים וכל הוצאות נלוות. אל תשכח ביטוח, דלק, אגרה או נגרר אם הם נדרשים.
- הוסף הוצאות תפאורה. מרבית האירועים כוללים הוצאות על עיצוב, כגון מרכזי, פרחים, השכרת אוהלים וכו ‘. כאן אתה מפרט את העלויות האלה.
- מסמכים דמי בידור וציוד. הוצאות נפוצות בקטגוריה זו כוללות ציוד A / V, אך זוהי גם נקודה טובה לרשום הצטיינות לדוברים או אם אתה מזמין בדרנים.
- סיכום דמי ההדפסה. כמה חיובי פריטים קטנים משלבים למעשה כדי ליצור פריט גדול יותר של הוצאות. אלה כוללים הזמנות, תגי שמות, חוברות תוכנית, שילוט אירועים וכרזות.
- צור פריט למתנות. טיפ נפוץ לאירוע הוא לעולם לא לאפשר לאורח לצאת בידיים ריקות. לכן, בכל מתנה או מתנה שתספקו, עקבו אחר העלות בגינם בנפרד; תתפלאי כמה פריטים אלה יכולים לעלות.
- זהה הוצאות פעילויות. אם האירוע שלך כולל פעילויות כגון גולף, טניס, ספא, רפטינג, רכיבה על אופניים או פעילויות אחרות, תרצה לציין את עלות העמלות הללו בנפרד. שקול לסכם את העלות הכוללת בגיליון האלקטרוני שלך ולצרף פירוט.
- פרסם הוצאות אחרות. אם הוצאה אינה נופלת באף אחת מהקטגוריות שלעיל, ציין אותן כאן כסעיף הוצאות אחר.
- תן לעצמך קטגוריית קרנות מגירה. תלוי בגודל או במורכבות של אירוע, ייתכן שתרצה לתת לעצמך עד 20% מתקציב האירוע כאן. למרות התכנון הטוב ביותר, החיובים יעלו על התוכניות הצפויות עם הוצאות שאינך מתחשב בהן. זה ימנע ממך לעבור את התקציב בכל פעם.
- סכמו את ההוצאות החזויות. כאשר אתה בונה את תוכנית האירועים שלך, תהיה לך תחזית טובה של סך ההוצאות. זה המידע שתשתף עם לקוח האירוע כדי לוודא שהוא מודע לתקציב האירוע כך שלא יהיו הפתעות בהמשך.
- סכמו את ההוצאות בפועל. זה קורה לאחר סיום האירוע. סכום משנה של החשבוניות לעשר הקטגוריות שלעיל ותעד את התקציב בפועל. אם זה נוח במיוחד, זהה חיסכון בתקציב בפועל לעומת התקציב החזוי, והוכיח את הערך שהבאת לתפקיד.
