טעויות נפוצות בתכנון אירועים שיש להימנע מהן

טעויות נפוצות בתכנון אירועים שיש להימנע מהן
תוכן עניינים

טעויות נפוצות בתכנון אירועים נעשות בעסקים ובחיינו האישיים על בסיס קבוע. כך אנו גדלים ולומדים. אבל כמה טעויות יכולות להיות יקרות. בצעו את הצעדים הדרושים כדי להימנע מחמש הטעויות הנפוצות מאוד בתכנון האירוע – ואם אתם עושים טעות – וודאו שאתם לא עושים אותה פעם השנייה.

לא מתחילים מוקדם מספיק

סחבת היא האויב שלך. זו אחת הטעויות הנפוצות בתכנון האירוע שברצונך להימנע ממנה.

אי התחלת תהליך תכנון האירוע בשלב מוקדם עלולה לגרום לשלל בעיות בהמשך הדרך. ברגע שנבחר תאריך ויש לך היקף כללי של האירוע והתקציב שלך, התחל לעבוד.

מלונות ומקומות אחרים מזמינים את הדרך מראש ולכן יש להבטיח זאת בהקדם האפשרי.

כישלון לעשות זאת יגביל את בחירת המקום שלך ולמרבה הצער תישאר עם כל מקום זמין.

רמקולים אורחים ובידור חי מקבלים הזמנות גם לפני מועד האירוע בפועל. ברגע שתאריך האירוע שלך מאובטח, ערוך את המחקר שלך וכאשר אתה מחליט על המבצע שבחרת, קבל חוזה שנחתם מיד.

התארגנות עם רשימת ביקורת לתכנון אירועים היא משימה נוספת שיש להתמודד איתה מיד. על ידי מיפוי כל השלבים בתהליך תכנון האירוע, קביעת מתי הם צריכים להסתיים ופיתוח לוח זמנים לכל אחד מהם, יהיה לכם מדריך רב ערך שיעזור לכם להתחיל ולנהל אתכם במסלול. התחלה מאוחרת מדי היא אחת הטעויות הנפוצות בתכנון האירוע.

במידה ואתם מעוניינים להשכיר ציוד הגברה אתם יכולים לעשות זאת בקישור הבא.

לא בודק אירועים מתחרים

האם אי פעם קבעתם את האירוע שלכם רק כדי ללמוד – לאחר שתהליך התכנון התחיל ותאריך האירוע נקבע – שיש עוד אירוע מתחרה באותו יום?

רק אירוע אחד ימשוך את הקהל אז אל תנצלו את הסיכויים שלכם ותחצו אצבעות שהמוזמנים יבחרו את האירוע שלכם. הימנע לחלוטין מהמצב.

בצע את בדיקה שלך ובדוק אם קיימת התנגשות באירוע לפני שיהיה מאוחר מדי. עיין בלוחות הזמנים למפגשים בתעשייה (גדולים וקטנים כאחד), קרבה לחגים, אירועי ספורט גדולים ומפגשים מקומיים העלולים לזרוע הרס עבור הנוסעים לאירוע. לאחר שהחלטתם על תאריך לאירוע שלכם, הודיעו לאורחים שלכם על כך. התראות "שמור תאריך" ורישומי "אירועים קרובים" נותנים למתעניינים אפשרות לסמן את האירוע שלך בלוחות השנה שלהם.

טעויות נפוצות בתכנון אירועים לא בדקת ספקים

חוזה ספק חתום הוא הסכם משפטי מחייב ונותן לך משהו בכתב כדי להחזיק את הספק באחריות לשירותים שהוא אמור לספק.

עם זאת, זה לא עושה לך כלום בזמן האירוע כאשר אתה מבין שהספק הוא אי הופעה. חוזה אירוע זה לא יגיש אוכל לאורחים הרעבים שלכם ולא יעביר שולחנות וכיסאות לאולם אירועים ריק. אשר עם כל ספק וספק לא פעם, אלא פעמיים.

כן, פעמיים. אשר את קבלת החוזה החתום שלך כאשר שניכם מסכימים לתנאים.
אשר שוב לפני האירוע עצמו. זו לא השיחה שתקיים לגבי פרטים על משלוח אוכל או עיצוב;

זהו מעקב במיוחד כדי לוודא שהאירוע שלך עדיין נמצא בלוח השנה שלהם.

ספקי אירועים מזמינים אירועים מרובים וקלה מאוד לניירת שלך ללכת לאיבוד בדשדוש או לטעות שגויה על ידי מישהו אחר בחברה.

אז וודאו שזה לא קורה על ידי חזור אליהם בכדי לבצע צ'ק-אין ולאשר שהאירוע שלכם והמפרט לגבי התאריך, השעה והשירותים שיינתנו אכן מתוזמנים בלוח הזמנים שלהם. ושמור על חוזה הספק הזה זמין.

אין לך "תוכנית ב '"

קיום תוכנית מגירה הוא חובה לכל אירוע, אך באופן ספציפי לאירועים המתוכננים להתקיים בחוץ.

תנאי מזג האוויר אינם צפויים ואם הוריקן, ייעוץ לרוחות כבדות או סערת ברד פריקית מאיימים לבטל את האירוע שלך, הכן תוכנית גיבוי.

תאריכי גשם, מקומות אירועים חלופיים ולוחות זמנים של פעילות שונה הם כל האפשרויות אם יש להעביר את האירוע החיצוני שלך – או חלק ממנו – בתוך הבית.

בנוסף להכנה לאי וודאות מזג האוויר, ניתן לטפל בנסיבות חריגות אחרות מבעוד מועד. ניתן להפחית את הפסקות החשמל באמצעות השכרת גנרטור באתר.

ניתן להעביר חניה של הצפה למיקום אחר וסדר מראש. ניתן לפתור בעיות עם זמינות חדרים במלונות על ידי שמירת מספר חדרים נוספים במילואים בגוש המלון שלך.

שקול את הפרטים של האירוע שלך והתחשב באותם אזורים שרגישים יותר לנושאים שמתעוררים. על ידי תכנון מראש ופיתוח תרחישים חלופיים, תוכלו להימנע מאחת הטעויות היקרות ביותר בתכנון האירועים.

טעויות נפוצות בתכנון אירועים אתה לא מגייס מספיק עזרה

כשמדובר בהעסקת צוות אירועים. זה יעלה לך יותר כסף אבל זה עשוי לחסוך את ההפסד של האירוע שלך. תאר לעצמך את זה: מכוניות שמחכות להיכנס לחניון בזמן שבחניה יש עומס ואף אחד לא עמוד בקצב.

שורה של אורחים מתוסכלים שמחכים להזמין משקה כשמחנה אחד מתקשה לעמוד בדרישה.

עובדי רישום לאירועים המומים מכמות האורחים הגדולה שהגיעה זה עתה והשאירה מטיילים עייפים הממתינים זמן רב מדי בכדי לבצע צ'ק-אין.

אם יש צוות נוסף של אירועים העומד לרשותכם בכדי לסייע בשעות עמוסות, לספק שירות נוסף לאזורים הזקוקים, לפתור בעיות שמתעוררות או להיות נוכחות מסבירת פנים לאורחים המגיעים עם שאלות, יכול להעלות את האירוע שלכם מאירוע טוב לאירוע מעולה.

כשאתם עובדים עם צוות הפקת אירועים, חפשו את העובדים עם ניסיון בעבודה בסוג האירוע שאתם מתכננים. שכרו רק עובדים מקצועיים ומומלצים ביותר.

חנכו אותם על מה האירוע שלכם, האורחים שישתתפו בו, הציפיות שלכם ומי נקודת הקשר שלהם אם יש להם שאלה או בעיה. צוות האירועים – למרות שהוא מסופק על ידי ספק חיצוני – מייצג אתכם ואת העסק שלכם בתכנון האירועים.

מפגש שלילי עם צוות האירועים יחיה בזיכרון האורח וגם הלקוח ויכול לחמץ אפילו את האירועים המתוכננים ביותר.